Sebagai warga kota Payakumbuh, patut kita acungkan jempol kepada pemerintah daerah, karena kita memiliki kantor Arsip dan Perpustakaan, meskipun masih banyak yang harus dibenahi di kantor tersebut, namun untuk memudahkan suatu pekerjaan sebaiknya memakai sistem otomasi.
“Sistem otomasi perpustakaan atau library automation system adalah software yang beroperasi berdasarkan pangkalan data untuk mengotomasikan kegiatan perpustakaan. Pada umumnya software yang digunakan untuk otomasi perpustakaan menggunakan model “relational database”, “ujar dua orang mahasiswa STIT Payakumbuh Aisyah Gari dan Mutammimul Hayati ketika berkunjung keruang perpustakaan, Jum’at (19/6).
Menurut Aisyah dan Hayati, kami sudah lebih 3 tahun menjadi anggota perpustakaan daerah, agak lama mnecari buku-buku yang diinginkan, kami harus bolak-balik di ruang perpustakaan itu. Jika dilakukan dengan sistem otomasi tentunya akan memudahkan untuk mencari buku.
Database atau pangkalan data merupakan kumpulan dari suatu data. Dalam perpustakaan paling tidak ada dua pangkalan data yaitu data buku dan data pemustaka. Disebut “relational database” karena dua pangkalan data tersebut akan saling dikaitkan apabila terjadi transaksi, misalnya, pada saat terjadi proses peminjaman dan pengembalian buku.
Kebanyakan sistem otomasi perpustakaan memisahkan fungsi software kedalam program tersendiri disebut modul. Sedangkan modulnya terdiri dari modul pengadaan, katalogisasi, sirkulasi, serial, dan online public access catalog (OPAC).
Karena itu, sistem otomasi perpustakaan sangat diperlukan. Jika perpustakaan hanya memiliki ratusan judul buku dan puluhan peminjam barangkali otomasi perpustakaan belum diperlukan. Namun apabila judul buku yang dimiliki perpustakaan sudah mencapai ribuan bahkan puluhan ribu dan peminjam sudah mencapai ratusan orang per hari maka otomasi perpustakaan sudah sangat diperlukan.
Otomasi perpustakaan akan memperingan pekerjaan staf perpustakaan dan memudahkan pemustaka dalam memanfaatkan perpustakaan. Singkat kata otomasi perpustakaan akan menjadikan pekerjaan dan layanan perpustakaan dapat dilaksanakan secara cepat, tepat dan akurat.
Otomasi adalah sebuah bidang ilmu dimana kita dituntut untuk membuat sebuah mesin yang manual menjadi otomatis. pada dasarnya otomasi digunakan untuk membantu manusia dalam melakukan hal-hal yang rutin, karena seperti kita tahu bahwa manusia memiliki keterbatasan dalam hal ketelitian, beda hal nya dengan mesin atau komputer. Jadi otomasi ini dapat menggantikan fungsi pekerjaan manusia.
“Mengapa otomasi? karena kita hidup di zaman yang sudah modern, dimana semuanya serba otomatis. Selain agar lebih mudah, otomasi juga dapat menghemat waktu, dan biaya. Sehingga otomasi dapat mempercepat perkembangan dunia apa saja,”tambah Aisyah.
Sementara, Kakan Arsip dan Perpustakaan Kota Payakumbuh Drs. H. Zulrefri mengatakan, sistem otomasi memang sangat diperlukan dalam sebuah managemen perpustakaan. Sebetulnya, kita sudah memulai dari awal dengan menggunakan satu unit komputer. Namun, karena kita kurang personil, maka dilakukan dengan manual.
“Yang jelas, kita mengucapkan terima kasih kepada dua mahasiswa itu, yang telah memberi saran dan masukan kepada kita. Mudah-mudahan saran dan harapan dari masyarakat terhadap kantor Arsip dan Perpustakaan ini menjadi cambuk bagi kita bersama untuk meningkatkan pelayanan, ”ujar Zulrefri.